コンサルティングの基本ガイド 

銀行・会計事務所出身の財務コンサルタントが書いた経営努力しなくても銀行が融資したくなる決算書作成マニュアル

コンサルティングというサービスや職業が日、実際には、どんなことをしているのか、また、するのかがよく知られていません。コンサルティングの範囲は非常に幅広く、時代によって変化しています。

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業務・ITコンサルティング:B多数のプロジェクトを円滑に進行できるPMOとは

プロジェクト整備とクライアントの社員へのノウハウ授与に大きな力となります。


●複雑・大規模化するプロジェクトの増加で需要が増大しています

PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)とは、企業内で進行中の多数のプロジェクトを一元的に管理し、個々のプロジェクトが円滑に進行できるようサポートする役割です。

特に、専門知識がないと分かりにくいIT系のプロジェクトではPMOが非常に重要な役割を果たします。

自社だけでなく、グループ会社まで含めたネットワークでどのようなプロジェクトがどういうつながりを持って進行しているのか、を一括して把握したいというニーズが多くの企業にあります。

そして、大企業になればなるほど複雑で大規模なプロジェクトが多く、個々のプロジェクトの把握が難しいのが現状です。

コンサルティングファームがプロジェクトの運営・管理のノウハウを武器にPMOとして、または、既存のPMOを支援して機能を向上させることが、プロジェクトの大きな目的です。

PMOプロジェクトでのコンサルタントの大きな役割は、@プロジェクト運営のノウハウ整備、Aプロジェクト運営支援、Bクライアント社員へのノウハウの移転の3つが主な要素です。

@プロジェクト運営のノウハウ整備では…

PMOが設立されていない、あるいは十分な役割を果たしていない場合は、日常的に開発ベンダーに依存したプロジェクトの運営になってしまい、プロジェクト毎に全く違った方法で管理され、担当者以外の人が状況を把握できない状態となり、プロジェクトが混迷しています。

この状況を打破するためには、まずプロジェクトの遂行管理を1個所に集約し、一貫性のある標準化されたプロセスを導入します。

統一されたツールやプロセスに則って、管理・進行されるようにします。

具体的に標準化されるのは、システム開発基準やプロジェクト管理基準などがあります。

システム開発基準では、システムの企画から運用・保守のフェーズまでを幾つかのプロセスに分け、プロセス毎にタスクの洗出しや役割分担、成果物を規定します。

規定することによって、各プロジェクトが現在どのプロセスにあり、どのタスクがクリアできていないかが明確になります。

プロセス設定はシステム設計・開発フェーズをどのようなプロセスで分けるかが、プロジェクト成功の大きなポイントとなります。

一方、プロジェクト管理基準とは各フェーズを横断した管理基準です。

進捗管理、課題管理、リスク管理など、プロジェクトの主要な管理項目の管理手法や成果を規定します。

Aプロジェクト運営支援では…

プロジェクトの運営基準が整備されたら、次は、各プロジェクトがある一定の基準に基づいて進行できるように支援します。

さらに各プロジェクトが円滑に進んでいるかを毎日モニタリングして問題に対応処理します。

同時に、全プロジェクトを俯瞰して、全体の最適化をします。

それは、PMOにリソース配置に関する権限を持たせ、従業員の生産性を向上させたり、優先順位の高いプロジェクトに最良のスタッフを割り当てて、専念させたりします。

また、場合によっては費用対効果が低いプロジェクトを中止させたり、延期・縮小したりする時に必要な情報などを可視化する支援もしたりします。

PMO支援プロジェクトでは、その性格上比較的にクライアントに常駐することが多くなります。

Bクライアント社員へのノウハウの移転では…

PMOのもう一つの重要な役割が、このクライアント社員へのノウハウ移転です。

コンサルタントが半永久的にクライアントに常駐して、PMOを果たすわけにはいきませんので、クライアントの体制内でPMOができる状態を構築しなければなりません。

そのために、クライアントの社員にPMOのノウハウを伝授します。

冒頭のように各種手法を整備し、クライアント先の日々の仕事をしながらOJTでノウハウを伝え、クライアント企業の社員にトレーニングを企画し実行することです。

中には、自社向けのPMOトレーニングプログラムをカスタマイズし、クライアントに提供する場合もあります。

多くのファームでは各プロジェクトで得られたものを社内で共有し、最新の情報の質の高いトレーニングプログラムを用意して、顧客のニーズに応えています


◆PMOの5大機能とは

◎資源管理(Resource Management & Evaluation)…○的確なデータに基づく人員・資金・設備の配分

◎プロジェクト計画とアップデート(Project Planning)…○プロジェクト遂行上のマイルストーンとスケジュールの策定○各プロジェクトや活動間の連携促進と調整

◎進捗管理(Project Management)…○活動進捗状況の正確な把握○進捗に基づく各種資源の調整と再配分○リスクと課題の網羅的把握、解決の優先順位付け・解決状況の管理

◎ベンダー管理(Vendor/Contrct Management)…○ベンダーの調達手続き、契約交渉の管理○契約上の重要事項の識別と交渉のコントロール

◎レビューと監査(Project Review & Audit)…○検討内容の定期的なレビュー(ROIとQ.C.Dの視点)○改善課題とアクションの指示 /※引用:ガーナージャパンWeb資料より作成

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