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コーディネーターの業務

ベビーシッター業では、コーディネーターも重要な役割となります。



コーディネーターは、利用者の要望を聞き、必要な情報を収集して、利用者の要望にそったベビーシッターに電話やメールで業務連絡を行うものです。

預かる日時・場所・交通手段・利用者の氏名・子どもの名前・年齢・性別・当日の緊急連絡先・仕事内容・利用者の育児方針などを連絡します。

利用者に対しては、ベビーシッターが決まったら、それを伝えます。

訪問前の変更事項もきちんと連絡しなければなりません。

利用者から苦情があった場合の窓口にもなります。

その他に、利用者からの必要な情報を収集するために利用者宅を訪問することもあります。

また、勤務予定表の作成も行います。

コーディネーターの公平で効率的な勤務割表の作成によって、スタッフの勤務の管理がきちんとできると言えます。

コーディネーターは、利用者の希望からスタッフのローテーションを組んでいくわけですが、利用者も登録スタッフも、性別、年齢、知識、経験、技能、性格などがそれぞれ違っています。

利用者とベビーシッターの能力や相性が最適になるように、利用者の要望を取り入れて配置していく必要があります。

勤務予定ローテーション作成の手順は、概ね次のとおりです。

まず、利用者宅への訪問予定表を作成します。

定期の利用者のデータをもとに、3ヶ月単位、月単位、週単位での作成が必要です。

次にスタッフの勤務予定表を作成します。

訪問予定表をもとに、登録社員の日時やエリアの希望、技能レベルなどを反映させて作成することになります。

登録社員の希望日時は、6ヶ月単位、3ヶ月単位、月単位、週単位で把握しておくことが必要です。

そして、作成した勤務予定表の調整をします。

スタッフが不足する日、余ってしまう日の調整と、できるだけ同じ担当での配置、移動の無駄のない配置になるようにします。

キャンセルがあったときなど、緊急時の人材確保も念頭に入れておかなければなりません。

登録社員からのキャンセルは、利用者の信用を失います。

ある程度はキャンセルを見越して配置するくらいの余裕を持たせるようにしてください。

経営者がコーディネーターも兼ねると、人件費削減にもなって理想的ですが、経営者が兼務しないのであれば、同一業務の経験者をそれなりの厚遇で雇うべきでしょう。

あるいは、未経験者をコーディネーターとして採用後に教育していくという方法もあります。

登録スタッフの数が増えれば、コーディネーターもそれに応じて増やさなければなりませんから、経営者はベビーシッターの雇用とコーディネーターの雇用の両方を考えつつ経営にあたる必要があります。

ベビーシッター業務は、直行直帰がほとんどですから、月に何度かは事務所でミーティングを行うことも必要になります。

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